E-Mail Vorlagen

Unter E-Mail-Vorlagen passen Sie die Texte der E-Mails an, die Smart Abstract in Ihrem Projekt versendet, z. B. die Bestätigung einer Abstract-Einreichung, die Fristerinnerungen aus dem Deadline-Manager oder den Versand der Zugangsdaten für die Bewertung. Ihre Änderungen gelten nur für Ihr Projekt. Der Systemstandard bleibt erhalten und lässt sich jederzeit wiederherstellen.

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Schnellzugriff: Was möchten Sie tun?

• Übersicht der Vorlagen
  Welche Vorlagen es gibt und was die Spalten bedeuten.

• Vorlage bearbeiten
  So ändern Sie Betreff und Inhalt einer E-Mail – auf Deutsch und Englisch.

• Text-Version anpassen
  Nach jeder Änderung der HTML-Version legen Sie fest, wie die Text-Version nachgezogen wird.

• Platzhalter verwenden
  Personen- und Abstract-Daten automatisch in die E-Mail einsetzen.

• Test-E-Mail senden
  Prüfen Sie Ihre Vorlage in Ihrem eigenen Postfach, bevor Sie speichern.

• Vorlage speichern
  Ab dem Speichern verwendet das System Ihre Fassung für alle weiteren E-Mails.

• Vorlage zurücksetzen
  Verwerfen Sie Ihre Änderungen und stellen Sie den Systemstandard wieder her.

Übersicht der Vorlagen

Die Liste zeigt alle Vorlagen, die in Ihrem Projekt zum Einsatz kommen. Welche Vorlagen erscheinen, hängt von der Konfiguration Ihres Projekts ab. Die Vorlage „Erinnerung: Frist für Bewertende“ sehen Sie z. B. nur, wenn Ihr Projekt eine Bewertung nutzt.

Diese Vorlagen gibt es

Rechts in jeder Zeile finden Sie die Aktionen: Über den Stift öffnen Sie eine Vorlage zum Bearbeiten. Der rote Pfeil erscheint nur bei projektspezifischen Vorlagen und setzt sie auf den Systemstandard zurück.

Hinweis: Die Vorlagen „Erinnerung: Frist für …“ versendet das System über den Deadline-Manager. Wann eine Erinnerung verschickt wird, legen Sie dort fest, den Text der E-Mail hier.

Vorlage bearbeiten

1. Vorlage öffnen: Klicken Sie in der Liste auf das Stift-Symbol der gewünschten Vorlage. Neben dem Namen der Vorlage sehen Sie, ob aktuell der Systemstandard oder Ihre projektspezifische Fassung gilt.

2. Sprache wählen: Über die Reiter Deutsch und Englisch wechseln Sie zwischen den Sprachfassungen. Es werden nur die Sprachen angezeigt, die in Ihrem Projekt aktiv sind. Bearbeiten Sie jede Sprache separat, denn Empfänger erhalten die E-Mail in ihrer eigenen Sprache.

2. Betreff anpassen: Klicken Sie in das Feld Betreff und ändern Sie den Text. Das graue Projektkürzel vor dem Betreff (im Beispiel „FEDACH 15 —“) setzt das System automatisch ein, es lässt sich hier nicht ändern.

Achtung: Der Betreff ist in jeder Sprache ein Pflichtfeld. Solange ein Betreff leer ist, können Sie die Vorlage nicht speichern.

4. Inhalt bearbeiten: Ändern Sie den Text im Editor der HTML-Version. Das ist die Fassung, die Empfänger in ihrem E-Mail-Programm sehen. In der Werkzeugleiste stehen Ihnen zur Verfügung:

• Fett, kursiv, unterstrichen, tief- und hochgestellt

• Links setzen und entfernen (Webadressen mit https:// oder E-Mail-Adressen). Links öffnen sich beim Empfänger immer in einem neuen Fenster.

• Nummerierte Listen und Aufzählungen

• Überschriften über das Auswahlfeld Format

• Quellcode zum direkten Bearbeiten des HTML

Hinweis: E-Mail-Adressen und Webadressen, die mit „www.“ beginnen, verlinkt das System beim Speichern automatisch. Wenn Sie Text aus Word einfügen, werden Schriftarten und Farben entfernt, Fett, Kursiv, Listen, Überschriften und Links bleiben erhalten.

Der Editor: links Betreff und Inhalt, rechts Test-Empfänger und die verfügbaren Platzhalter.

Text-Version anpassen

Jede E-Mail wird zusätzlich als reine Text-Version verschickt, für E-Mail-Programme, die keine HTML-Darstellung anzeigen. Sobald Sie die HTML-Version ändern, erscheint ein roter Hinweis. Legen Sie fest, wie die Text-Version angepasst werden soll:

Text-Version automatisch anpassen (empfohlen): Das System erzeugt die Text-Version neu aus Ihrer HTML-Version. Formatierungen werden dabei in Textzeichen umgewandelt:

Text-Version manuell anpassen: Die Ansicht wechselt zur Text-Version und das Textfeld wird freigeschaltet. Übertragen Sie Ihre Änderungen selbst.

Achtung: Solange Sie sich nicht entschieden haben, sind Speichern und der Wechsel in die andere Sprache gesperrt.

Text-Version jederzeit bearbeiten

Die Text-Version ist standardmäßig gesperrt, weil sie aus der HTML-Version erzeugt werden kann. Um sie direkt zu ändern, öffnen Sie den Reiter Text-Version und klicken Sie auf Text-Version entsperren.

Hinweis: Manuelle Änderungen an der Text-Version werden nicht an die HTML-Version übertragen. Wenn Sie danach wieder die HTML-Version ändern und Text-Version automatisch anpassen wählen, wird Ihre manuelle Text-Version überschrieben.

Platzhalter verwenden

Platzhalter setzen beim Versand automatisch die passenden Daten ein, z. B. die persönliche Anrede [LETTER_OPENING] oder den Abstract-Titel [ABSTRACT_TITLE]. Die Liste rechts neben dem Editor zeigt, welche Platzhalter in der geöffneten Vorlage zur Verfügung stehen.

1. Platzhalter kopieren: Klicken Sie auf einen Platzhalter. Er wird in die Zwischenablage kopiert, die Meldung „In Zwischenablage kopiert“ bestätigt das.

2. Platzhalter einfügen: Setzen Sie den Cursor an die gewünschte Stelle im Betreff oder im Editor und fügen Sie den Platzhalter mit Strg+V (Mac: Cmd+V) ein.

Achtung: Im Betreff sind nur die Platzhalter unter Im Betreff erlaubt, im Inhalt nur die unter Im Inhalt. Platzhalter, die für die Vorlage nicht vorgesehen sind, werden beim Speichern ohne Rückfrage entfernt. Übernehmen Sie Platzhalter immer vollständig mit eckigen Klammern und in Großbuchstaben.

Test-E-Mail senden

Mit einer Test-E-Mail sehen Sie, wie die Vorlage beim Empfänger ankommt.

1. Empfänger eintragen: Geben Sie unter Test-Empfänger Ihre E-Mail-Adresse ein. Ist die Adresse ungültig, erscheint ein Hinweis und die Test-E-Mail kann nicht versendet werden.

2. Senden: Klicken Sie auf das Papierflieger-Symbol. Die Meldung „Test-E-Mail gesendet.“ bestätigt den Versand.

Hinweis:

• Die Test-E-Mail enthält den aktuellen Stand im Editor, auch wenn Sie noch nicht gespeichert haben.

• Sie erhalten eine Test-E-Mail pro Sprache, bei Deutsch und Englisch also zwei E-Mails.

• Platzhalter werden in der Test-E-Mail mit Beispielwerten gefüllt.

Vorlage speichern

Speichern Sie Ihre Änderungen über eine der beiden Schaltflächen unten rechts:

• Speichern: Sie bleiben im Editor und können weiterarbeiten.

• Speichern und zur Liste zurückkehren: Sie gelangen zurück zur Übersicht.

Nach dem Speichern erscheint die Meldung „Vorlage gespeichert.“, und die Vorlage ist als Projektspezifisch gekennzeichnet. Ab sofort verwendet das System Ihre Fassung für alle weiteren E-Mails dieses Typs, in allen Sprachen.

Achtung: Zurück zur Liste verlässt den Editor ohne Rückfrage. Nicht gespeicherte Änderungen gehen dabei verloren.

Vorlage auf Systemstandard zurücksetzen

Wenn Sie Ihre Anpassungen verwerfen möchten, stellen Sie den Text von Smart Abstract wieder her. Dafür gibt es zwei Wege:

• In der Liste: Klicken Sie auf den roten Pfeil in der Zeile der Vorlage.

• Im Editor: Klicken Sie unten links auf Vorlage wiederherstellen.

Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Zurücksetzen.

Achtung: Beim Zurücksetzen gehen alle projektspezifischen Änderungen dieser Vorlage verloren, in allen Sprachen. Das lässt sich nicht rückgängig machen.

Siehe auch:

• Deadline-Manager
  Legen Sie fest, wann Fristerinnerungen versendet werden.