Können Abstracts noch nach Ablauf der Deadline eingereicht werden?

Der einfachste Weg ist, die reguläre Deadline zu verlängern. Dies wird häufig bereits zu Beginn der Planung anvisiert, aber nicht extern kommuniziert.

Vorteil: einfach und unkompliziert.
Nachteil: bereits eingereichte Abstracts können weiterhin bearbeitet oder auch zurückgezogen werden.

Daher haben wir mehrere andere Wege vorgesehen, wie nach Ablauf der regulären Deadline Abstracts eingereicht werden können, ohne die reguläre Deadline nochmals zu öffnen.

 

Als Koordinator:in sind Sie nicht an die Deadline gebunden. Sie können alle Informationen im Submission-Tool bearbeiten. (siehe auch 4.)

Vorteil: Sie können unkompliziert nachträglich Abstracts aufnehmen, ohne die reguläre Deadline ändern zu müssen oder eine zusätzliche Deadline (siehe 2. Late-Breaking-Deadline oder 3. Eingeladene-Referenten-Deadline) einrichten zu müssen.
Nachteil: Sie müssen alle für die Einreichung relevanten Informationen selbst recherchieren und eingeben.
Voraussetzungen: die Autor:innen übermitteln Ihnen alle Informationen, die bei der Abstract-Einreichung als Pflichtfeld benötigt werden, z. B. bevorzugte Beitragsart, Thema, Institutsnamen, E-Mail-Adresse des Präsentierenden etc. 

Die Late-Breaking-Deadline ermöglicht ein zusätzliches, separates Einreichungsverfahren, das über den Ablauf der regulären Deadline hinaus  laufen oder auch erst nach Ablauf der regulären Deadline eingerichtet werden kann. Somit können neueste wissenschaftliche Entwicklungen in die Konferenzplanung einbezogen werden, selbst wenn der reguläre Einreichungs- und Reviewprozess schon abgeschlossen und/oder der Planungsprozess schon fortgeschritten ist. Late-Breaking-Abstracts werden im System gesondert erfasst und markiert.
Die Late-Breaking-Deadline kann auch als workaround für verspätete Einreichungen genutzt werden.

Vorteil:  Die regulär eingereichten und ggf. bereits im Review- und Planungsprozess befindlichen Abstracts können seitens der Autor:innen nicht mehr bearbeitet werden.
Nachteil: Die nachträgliche Einreichung über die Late-Breaking-Deadline kann von allen genutzt werden, die den Link finden. Eine Kontrolle über die Personengruppe, die Late-Breaking-Abstracts einreicht, ist nicht möglich.
Voraussetzungen: keine

Die Eingeladene-Referenten-Deadline ermöglicht ein zusätzliches, separates Einreichungsverfahren, das über den Ablauf der regulären Deadline hinaus  laufen oder auch erst nach Ablauf der regulären Deadline eingerichtet werden kann. Die Eingeladene-Referenten-Deadline ist nicht allgemein zugänglich, sondern öffnet ein Einreichungsverfahren nur für Personen mit der Rolle "Eingeladener Referent". Eingeladene-Referenten-Abstracts werden im System gesondert erfasst und markiert.

Vorteile: Sie haben Kontrolle darüber, dass nur der Autor bzw. die Autorin dieses Einreichungsverfahren nutzt.
Sie müssen die Inhalte von Pflichtfeldern nicht nachträglich erfragen.
Sie haben die Kontrolle über nachträgliche Anmeldungen.
Nachteile: Sie müssen die Autor:innen, die die Rolle "Eingeladener Referent" bekommen sollen, selbst im System mit den Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, vorläufiges Passwort) anlegen und diese dann einladen.
Abstract und Referent:in erhalten die Markierung "invited" - dies hat Auswirkungen, wenn Sie das Modul smart Planner verwenden.
Voraussetzungen: Sie haben die E-Mailadresse des Referenten und Sie nutzen die Rolle „Eingeladener Referent“ nicht im Modul Programmplanung.  

Wenn Autor:innen bereits ein Abstract im System angelegt haben, aber die endgülitge Einreichung nicht rechtzeitig bestätigt haben, können Sie als Administrator:in die Einreichung für die Autor:innen vollenden.