Abstracts über die Eingeladene-Referenten-Deadline einreichen
Was ist die Eingeladene-Referenten-Deadline?
Die Eingeladene-Referenten-Deadline ermöglicht ein erweitertes Einreichungsverfahren. Hierüber können Personen nach Ablauf der regulären Deadline weiterhin Abstracts einreichen. Vorraussetzung ist, dass die Personen bereits im System erfasst sind und die Rolle "Eingeladener Referent" haben.
Vorteile:
Vorteile:
- Sie haben Kontrolle darüber, dass nur eingeladene Referent:innen das erweiterte Einreichungsverfahren nutzen.
- Eingeladene Referent:innen können über ein eigenes Mailing mit Zugangsdaten (kostenpflichtig) zur Einreichung Ihrer Beiträge aufgefordert werden.
- Eingeladene Referent:innen müssen sich nicht neu registrieren, sondern können direkt mit der Einreichung starten.
- Abstracts eingereichter Referent:innen können automatisch auf "akzeptiert" gesetzt werden.
- Personen mit der Rolle "Eingeladener Referent" werden im Backend gesondert in Listen etc. kenntlich gemacht.
Voraussetzung:
Eingeladene Referenten müssen vorab im System mit der Rolle erfasst sein. Die Erfassung erfolgt über den Kunden manuell in der Benutzerverwaltung oder alternativ werden die Personen mit der Rolle von Smart Abstract (kostenpflichtig) importiert.
Eingeladene Referenten müssen vorab im System mit der Rolle erfasst sein. Die Erfassung erfolgt über den Kunden manuell in der Benutzerverwaltung oder alternativ werden die Personen mit der Rolle von Smart Abstract (kostenpflichtig) importiert.
Manuelle Einrichtung für eingeladene Referent:innen
1. Schritt: Legen Sie die "Deadline - Eingeladene Referenten" fest
Navigieren Sie zu
> Hauptmenü: Konfiguration
> Reiter: Deadlines
> Abschnitt: "Deadline - Eingeladene Referenten"
Legen Sie hier das Datum fest und bestätigen Sie Ihren Eintrag mit "Speichern".
2. Schritt: Rolle "Eingelader Referent" zuweisen
Navigieren Sie zu
> Hauptmenü: Benutzer
> Reiter: Benutzerverwaltung
> Wählen Sie den Button: Neuen Benutzer anlegen .
Ein Formular zum Anlegen eines neuen Benutzers öffnet sich.
Im Abschnitt "Zugangsdaten" geben Sie eine gültige E-Mailadresse der Person in das Feld "E-Mail" ein.
Das System prüft anhand dieser E-Mail-Adresse, ob die Person schon als Nutzer:in bekannt ist.
- Falls ja: Nach Ihrer Bestätigung öffnet sich das vorhandene Profil der Person.
- Falls nein: Füllen Sie die Pflichtfelder im Formular aus, um die Person neu zu erfassen.
Scrollen Sie zum Abschnitt "Rolle zuweisen" am Ende der Seite und markieren Sie "Eingeladener Referent".
Bestätigen Sie Ihre Eingaben durch den Button Speichern, um auf dieser Seite zu bleiben.
3. Schritt: Versenden von Zugangsdaten für "Eingeladene Referenten"
Sie haben die Möglichkeit,
1. eingeladene Referent:innen die Standard-E-Mail für Zugangsdaten zu senden, oder
2. ein individuelles Einladungsschreiben vorzubereiten, dass über Smart Abstract angelegt wird und an die Referent:innen versandt wird.
1. Option: Zugangsdaten versenden
Klicken Sie im Profil des Benutzers im Abschnitt "Rolle zuweisen" den Button Neue Zugangsdaten senden .
Die Person erhält vom System eine E-Mail mit individuellen, neuen Zugangsdaten.
2. Option: Individuelles Einladungsschreiben versenden
Nachdem ein individuelles Einladungsschreiben mit Zugangsdaten von uns angelegt wurde, können Sie über "Einladung an Referent senden" dieses Mailing nutzten.
Alternative erweiterte Verfahren
Falls das Verfahren nicht Ihrem Prozess entspricht, bietet sich alternativ die erweiterte Einreichung über die Late-Breaking-Deadline an.
Fragen?
Sie möchten das Verfahren nutzen, haben aber noch Fragen? Sprechen Sie uns einfach an, wir beraten Sie gerne.