Bewertungsverfahren: Übersicht - Workflow
Um das Bewertungsverfahren vorzubereiten, gehen Sie bitte wie folgt vor:
1. Schritt: Vorbereitungen
Termin nach Vereinbarung - mindestens drei Wochen vor Beginn der Überprüfung.
1.1 Checkliste: Bewertungsverfahren und Termine
1.1 Checkliste: Bewertungsverfahren und Termine
- Ihre Anforderungen zum Aufbau des Bewertungsverfahren tragen Sie in unsere Checklist ein, die wir Ihnen per E-Mail übermitteln.
- Nach Erhalt der ausgefüllten Checkliste richten wir das Bewertungsformular ein.
- Nach der Einrichtung erhalten einen Test-Link zur Prüfung des Bewertungsformulars und
die E-Mail mit Zugangsdaten und Hinweisen zur Systemnutzung an die Gutachter:innen (siehe Schritt 5) - Sie senden uns Ihr Feedback/Ihre Freigabe.
1.2. Importvorlage: Gutachter:innen mit Themenzuweisung
> Menüpunkt: Statistiken & Downloads
> Reiter: "Vorlagen"
> Bereich "Importe": Importvorlage: Gutachter und Themenzuweisung
Tragen Sie in die Importvorlage die Gutachter:innen ein und weisen Sie jeweils ein oder mehrere Thema/Themen zu.
> Reiter: "Vorlagen"
> Bereich "Importe": Importvorlage: Gutachter und Themenzuweisung
Tragen Sie in die Importvorlage die Gutachter:innen ein und weisen Sie jeweils ein oder mehrere Thema/Themen zu.
Hinweis: In der Importvorlage werden automatisch die Themen aus der Abstracteinreichung eingefügt.
2. Schritt: Gutachter:innen einrichten
1 Tag vor Start des Bewertungsverfahrens
- Sie senden uns die finale Liste mit Gutachter:innen und Themenzuweisungen zu.
- Wir importieren die Daten.
- Die Zuweisung von Gutachter:in < > Thema erfolgt automatisiert.
- Die Zuweisung von "Abstract < > Gutachter:innen" erfolgt in Schritt 4
3. Schritt: Prüfung doppelte und fehlende Abstracts
1 Tag vor Start des Bewertungsverfahrens
1. Doppelte Abstracts: Hier können Sie nach doppelt eingereichten Abstracts suchen:
> Menüpunkt: Konfiguration
> Reiter: Datenprüfung
> Verwenden Sie die Standardeinstellungen und bestätigen Sie diese mit dem Button Anzeige
1. Doppelte Abstracts: Hier können Sie nach doppelt eingereichten Abstracts suchen:
> Menüpunkt: Konfiguration
> Reiter: Datenprüfung
> Verwenden Sie die Standardeinstellungen und bestätigen Sie diese mit dem Button Anzeige
2. fehlende Abstracts: Klären Sie vor der Zuweisung von Abstracts < > Gutachter:innen, ob bestimmte Beiträge fehlen und nachträglich eingereicht werden sollen. Falls ja, folgen Sie dieser Anleitung: Abstracts nachträglich einreichen
4. Schritt: Zuweisung
Hier finden Sie Anleitungen zu möglichen Zuweisungsverfahren: Zweisung von Abstracts
Die Zuweisung erfolgt bei Bedarf mit Unterstützung von Smart Abstract.
Die Zuweisung erfolgt bei Bedarf mit Unterstützung von Smart Abstract.
5. Schritt: Versand der Zugangsdaten
Nach der Zuweisung.
1. Information zum E-Mail Absender (Empfehlung)
Sie informieren die Gutachter:innen über Ihren E-Mail-Account, dass sie eine E-Mail von information@smart-abstract.com mit den Zugangsdaten erhalten werden. So stellen Sie sicher, dass die E-Mail mit Zugangsdaten, falls sie sich im Spam-Ordner befindet, gelesen wird.
Sie informieren die Gutachter:innen über Ihren E-Mail-Account, dass sie eine E-Mail von information@smart-abstract.com mit den Zugangsdaten erhalten werden. So stellen Sie sicher, dass die E-Mail mit Zugangsdaten, falls sie sich im Spam-Ordner befindet, gelesen wird.
2. Versand Zugangsdaten
Smart Abstract versendet an alle Gutachter:innen eine personalisierte E-Mail. Die E-Mail enhält die Zugangsdaten und eine Kurzanleitung zur Nutzung des Systems.
Smart Abstract versendet an alle Gutachter:innen eine personalisierte E-Mail. Die E-Mail enhält die Zugangsdaten und eine Kurzanleitung zur Nutzung des Systems.
6. Schritt: Koordination
Fortlaufend während des gesamten Bewertungsprozesses.
Als Kunde:in koordinieren Sie den Bewertungsprozess:
Als Kunde:in koordinieren Sie den Bewertungsprozess:
- Hinzufügen weiterer Gutachter:innen und Zuweisen von Abstracts (Anleitung)
- Zuweisen nachträglich eingereichter Abstracts (Anweisung)
- Übertragen von bereits zugewiesene Abstracts auf eine/n neue/n Gutachter:in, z.B. im Fall von Befangenheit (Anweisung)
- Verlängern der Deadline, falls erforderlich (bitte informieren Sie uns per E-Mail)
> Menüpunkt: Konfiguration
> Reiter: Deadlines
> Datum und Uhrzeit ändern
> mit Speichern bestätigen
7. Schritt: Deadline Erinnerung
Empfehlung: Versand der ersten Deadline-Erinnerung über Ihren Kunden-Account
Prüfen Sie ca. 5 Werktage vor dem Deadline, welche Gutachter 0% bewertet haben. Senden Sie diesen über Ihren Account per E-Mail eine Erinnerung. Damit stellen Sie sicher, dass die Gutachter:innen spätestens jetzt auf die ggf. nicht gelesene E-Mail von Smart Abstract reagieren müssen.
Prüfen Sie ca. 5 Werktage vor dem Deadline, welche Gutachter 0% bewertet haben. Senden Sie diesen über Ihren Account per E-Mail eine Erinnerung. Damit stellen Sie sicher, dass die Gutachter:innen spätestens jetzt auf die ggf. nicht gelesene E-Mail von Smart Abstract reagieren müssen.
Deadline-Erinnerung - über Smart Abstract
Ca. 1-3 Werktage vor der Deadline senden wir eine Erinnerung alle Gutachter:innen, die die Bewertung noch nicht abgeschlossen haben. Das Versanddatum übermitteln Sie uns über die Checkliste (siehe 1.1)
Ca. 1-3 Werktage vor der Deadline senden wir eine Erinnerung alle Gutachter:innen, die die Bewertung noch nicht abgeschlossen haben. Das Versanddatum übermitteln Sie uns über die Checkliste (siehe 1.1)
8. Schritt: Ergebnisse und Finalisierung
Nach Ablauf der Deadline.
Sobald der Bewertungsprozess abgeschlossen ist, können Sie
Sobald der Bewertungsprozess abgeschlossen ist, können Sie
- den Master Report mit den Ergebnissen exportieren
> Menüpunkt: Statistiken & Downloads
> Reiter: "Reports"
> Laden Sie bei "Bewertungsverfahren" folgenden Report herunter: Masterreport Bewertung - die Ergebnisse online einsehen
> Menüpunkt: Abstracts & Bewertungen
> Reiter: Abstracts - Entscheidungen zur Annahme und Ablehnung treffen und diese in das System eintragen (Anleitung).