Abstract nachträglich einreichen
Deadlines verwalten
Sie möchten Abstracts nach der regulären Deadline einreichen?
Hier finden Sie eine Übersicht, welche Möglichkeiten Sie haben.
Reguläre Deadline verlängern
Der einfachste Weg ist, die reguläre Deadline zu verlängern. Dies wird häufig bereits zu Beginn der Planung anvisiert, aber nicht extern kommuniziert.
Soll die Verlängerung nicht offiziell kommuniziert werden, können Sie die Deadline auf "unsichtbar" setzen. In diesem Fall müssen Sie auch die Richtlinien prüfen: Wenn die Deadline hier als Platzhalter hinterlegt ist, müssen Sie den Platzhalter durch das offizielle Datum ersetzen.
Vorteil: Einfach und unkompliziert.
Nachteil: Bereits eingereichte Abstracts können weiterhin bearbeitet oder auch zurückgezogen werden.
Siehe: Deadline verlängern
Abstract stellvertretend für Autor:in einreichen
Als Organisatorin sind Sie nicht an die "Regulare Deadline" zur Einreichung gebunden. Sie können entsprechend nach der Deadline beliebig viele Abstracts stellvertretend für Autor:innen einreichen.
Vorteil: Sie können unkompliziert nachträglich Abstracts aufnehmen, ohne die reguläre Deadline zu ändern oder ein zusätzliches Einreichungsverfahren (siehe unten: Late-Breaking-Abstracts oder Eingeladene Beiträge) zu nutzen.
Nachteil: Sie müssen alle für die Einreichung relevanten Informationen von den Autor:innen erhalten und ggf. nachfassen, falls etwas fehlt.
Voraussetzungen: die Autor:innen übermitteln Ihnen alle Informationen, die bei der Abstract-Einreichung als Pflichtfeld benötigt werden, z. B. bevorzugte Beitragsart, Thema, Co-Autor:innen mit Instituten, E-Mail-Adresse des Präsentierenden etc.
Deadline für Late-Breaking Abstracts nutzen
Das Late-Breaking Abstract-Verfahren ist für die Einreichung von Abstracts vorgesehen, die Informationen enthalten, die zum Zeitpunkt des regulären Einreichungsverfahrens noch nicht vorlagen.
Diese Deadline kann auch genutzt werden, um "Late-Minute" Abstracts nach der regulären Deadline einzureichen.
Late-Breaking-Abstracts werden im System gesondert erfasst und markiert.
Vorteil: Die regulär eingereichten Abstracts können bewertet und geplant werden, da Autor:innen keinen Änderungen mehr vornehmen können.
Nachteil: Die Einreichung über die Late-Breaking-Deadline kann von allen genutzt werden, die den Link zur Anmeldung kennen. Eine Kontrolle über die Personen, die ein Late-Breaking Abstract einreichen, ist nicht möglich.
Voraussetzungen: keine
Siehe: Deadline verlängern
Deadline für eingeladene Beiträge nutzen
Das Verfahren zur Einreichung von Abstracts eingeladener Referent:innen nutzt eine Deadline, die die Abstracteinreichung nur für Personen mit der Rolle "Eingeladener Referent" zulässt.
Eingeladene-Referenten-Abstracts werden im System gesondert erfasst und markiert.
Vorteile: Sie haben Kontrolle darüber, dass nur bestimmte Personen Abstracts einreichen können.
Die Einreichenden müssen ihre Daten selbst erfassen.
Nachteile: Sie verwalten die Personen im System als "Eingeladene Referent:innen" und müssen den Status später ggf. wieder rückgängig machen.
Voraussetzungen: E-Mail-Adresse der Person
Ein Abstract ist vorbereitet und muss nur noch eingereicht werden?
Wenn Autor:innen bereits ein Abstract im System angelegt, aber die endgültige Einreichung nicht rechtzeitig bestätigt haben, können Sie mit der Rolle "Koordinator" die Einreichung für die Autor:innen vollenden.
