Adressdubletten

Sie haben die Möglichkeit, Personen, die im System mehrfach als Kopie bzw. Dublette vorhanden sind, zusammenzuführen.

Wie entstehen Adressdubletten?

Dubletten können entstehen, wenn Personen über verschiedene Wege im System angelegt werden. Beispiele:

Person A wird als präsentierende:r Autor:in eines Abstracts angelegt und kommt aus Berlin.
Während der Programmplanung wird Person A als Sitzungsleitende mit abweichender Stadt angelegt.
Person B wird in zwei verschiedenen Abstracts als Co-Autor:in mit unterschiedlichen Instituten angelegt.
Person C hat sich bei der Einreichung mit der E-Mail-Adresse: submitter@email.me registriert. Bei der Programmplanung wird Person C als eingeladene:r Referent:in erneut eingefügt, aber diesmal mit einer anderen E-Mail-Adresse speaker@institute.org

Manuelle Zusammenführung

Die Zusammenführung von Dubletten erfolgt in verschiedenen Bereichen, je nachdem, wie die Dublette entstanden ist (siehe oben: Wie entstehen Adressdubletten):

1. Fall: Eine Person wird mehrfach als Mitwirkende:r bei der Programmplanung oder in verschiedenen Abstracts als Autor:in genannt, wobei Nachname, Vorname oder Stadt voneinander abweichen.
2. Fall: Eine Person wird als Nutzerin des Systems mit zwei verschiedenen E-Mailadressen geführt.
> siehe: E-Mailadresse für Benutzerkonto ändern

1. Fall: Dubletten von Mitwirkenden/Autoren:innen

Sie möchten vor der Veröffentlichung des Programms doppelt genannte Personen manuell zusammenführen?

Navigieren Sie zu
> Programmplanung
> Personen > Duplikate verknüpfen

Sie möchten vor der Veröffentlichung der digitalen Autorenliste auftauchende Personen manuell zusammenführen?

Navigieren Sie zu
> Abstracts & Bewertungen
> Autoren > Duplikate verknüpfen

Hinweis: In der Datei "Autorenindex" werden doppelt genannte Autor:innen automatisiert zu verknüpft.

In der Liste der Ansicht "Duplikate verknüpfen" werden doppelt auftauchende Personen untereinander dargestellt

1. Schritt: Vergleichen Sie die doppelten Einträge in den Spalten Nachname, Vorname, Anrede, Stadt.

2. Schritt: Entscheiden Sie, welcher Eintrag als Referenzadresse verwendet werden soll.

Tipp: Prüfen Sie, welche Adresse "weniger brauchbar" ist, bspw. weil die Angaben unvollständig, falsch geschrieben oder nicht aktuell sind.
Wenn Sie unsicher sind, kann der Adressstatus helfen: "Einreicher" bedeutet, dass diese Adresse von der Person bei der Einreichung i. d. R. eigenhändig eingegeben wurde und wahrscheinlich aktueller ist, als wenn jemand in der Autorenliste für einen: Co-Autor:in eine Adresse einfügen musste.

3. Schritt: Übertragen Sie die unerwünschte Adresse durch Klick auf den weißen Pfeil im roten Kreis in der Spalte "Duplikate".

Hinweis: Die Änderung lässt sich jederzeit rückgängig machen.
Siehe: Verknüpfte Adressen trennen

2. Fall: Benutzer:innen mit zwei verschiedenen E-Mailadressen

Wenn Sie die Dubletten über den im folgendenden beschriebenen Weg nicht zusammenführen konnten, gehen Sie bitte in den Bereich "Benutzer", um setzen dort die Zusammenführung um.

> siehe: E-Mailadresse für Benutzerkonto ändern

Automatische Zusammenführung

Während der Abstracteinreichung prüft das System bei der Eingabe von Autor:innen, ob diese bereits durch das Anlegen anderer Abstracts existieren.

Wenn die Kriterien übereinstimmen, werden die Personen automatisch verknüpft.
Die verknüpften Personen/Adressen können Sie im System einsehen und die Verknüpfung wieder rückgängig machen.

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