PROGRAMMPUNKT anlegen

Zum Erstellen eines neuen Programmpunktes

navigieren Sie zu
> "Programmplanung"
> "Programmliste" oder "Grafische Planung"

und wählen zwischen:

Sitzung
Mit dem Programmtyp "Sitzung" planen Sie in einem festgelegten Zeitrahmen verschiedene Beiträge, z. B. Abstract-Präsentationen oder eingeladene Vorträge zu einem bestimmten Thema.

Vortrag
Mit dem Programmtyp „Vortrag“ planen Sie Programmpunkte mit eingeladenen Beiträgen bzw. Referent:innen. 

Event
Mit dem Programmtyp „Event“ können Sie nichtwissenschaftliche Veranstaltungen ohne Referenten planen, z. B. Mitgliederversammlungen, Diskussionen, Rahmenprogramm oder Pausen.

Siehe auch: Programmtypen

Basisdaten anlegen

Hinweis: Erst mit dem Speichern der (nachfolgend beschriebenen) Basisdaten steht der volle Funktionsumfang eines Programmpunktes bereit.

Siehe unten: Speichern und Planen

• Titel*
  Geben Sie den Titel Ihres Programmpunktes ein.
  *Die Eingabe eines Titels ist erforderlich.
  

• Untertitel
  Fügen Sie bei Bedarf einen Untertitel ein.
  

• Arbeitskürzel*
  Geben Sie als Arbeitskürzel einen Kurzform des Veranstaltungstitels ein, z.B. Onko1 für Sitzung 1 – Onklologie. Das Arbeitskürzel dient zur schnellen Erkennung des Programmpunktes innerhalb von Tabellen in den Planungsansichten, z. B.:

  
  
  * Bei Sitzungen ist die Eingabe eines Arbeitsküzels erforderlich.
  
  Hinweis: Das Arbeitskürzel wird nicht im Programm veröffentlicht.
  

• Programm-Nr.
  Die Programm-Nr. dient zur Identifikation von Programmpunkten im veröffentlichten Programm. Bei Sitzungen wird die Programm-Nr. auch als Präfix bei der Vergabe von Präsentations-Nummern verwendet, z. B.:
  Als Programm-Nr. setzen Sie P1 für die Postersitzung 1.
  
  Bei der automatisierten Nummerierung erhalten dann die geplanten Beiträge eine fortlaufende Präsentations-Nr., die von der Programm-Nr. abgeleitet wird, z.B.:
  – P1-01
  – P1-02
  – P1-03
  – etc.
  
  Programm-Nummern können Sie auch nachträglich und automatisiert im Bereich "Nummerierung" setzen.
  

• Datum, Start und Ende
  Legen Sie hier das Datum, Startzeit und Ende des Programmpunktes fest.
  Die Daten können Sie jederzeit auch im grafischen Planer per Drag and Drop anpassen.
  

• Kategorie*
  Weisen Sie hier dem Programmpunkt eine Kategorie zu.
  *Bei Sitzungen ist die Zuweisung einer Kategorie erforderlich.
  Siehe auch: Kategorien anlegen
  

• Thema
  Jeder Programmpunkt kann optional einem Thema zugewiesen werden.
  

Raum
Markieren Sie hier den Raum, in dem das Event stattfindet.
Wenn der Raum noch nicht feststeht, können Sie den Programmpunkt ohne Raum anlegen. Im grafischen Planer steht er dann rechts unter "Nicht geplant" bereit und kann nachträglich per Drag and Drop geplant werden.

Wichtig: Um im Programm zu erscheinen muss ein Event in einem Raum geplant werden.

Sonderfälle, z. B.:

• Pausen, Registrierung, Get Together, Beiträge on Demand
  Wenn Sie einen Programmpunkt planen möchten, der keinem Raum zugordnet werden kann, gehen Sie so vor:
  1. Markieren Sie in der Liste "Alle Räume auswählen"
  2. Blenden Sie im nächsten Schritt unter "Räume ausblenden" alle Räume aus.
  

• Räume ausblenden?
  Diese Funktion nutzen Sie für oben genannte Sonderfälle:
  Pausen, Registrierung, Get Together, Beiträge on Demand
  

  Beispiel: Mittagspause planen
  > Legen Sie einen Raum an
  > Wählen Sie unter Raum "Alle Räume markieren".
  > Wählen Sie unter "Räume ausblenden" den Wert Ja

  
  
  > Die Pause wird über alle markierten Räume gelegt:
  
  

  
  

• Persönliche Notizen:
  Für interne Notizen – werden nicht im Programm veröffentlicht.

Beschreibung

Fügen Sie bei Bedarf einen Untertitel ein. Der Beschreibungstext wird in den digitalen Programmversionen (smart Conference App und smart Programm Web) veröffentlicht sowie in dem "Hauptreport Programmplanung" in Excel.

Status

• Sitzung für Bearbeitung durch andere sperren bzw. freigeben
  Wenn Sie im Team arbeiten, können Sie als Nuter:in mit der Rolle "Event-Admin" den Programmpunkt für die Bearbeitung durch andere sperren.

• In App und Sitzungsplaner veröffentlichen
  Über diese Option haben Sie die Möglichkeit, den Progrogrammpunkt ggf. temporär auf "nicht öffentlich" zu setzen. Diesen Status können Sie jederzeit rückgängig machen.

• Postersitzung unter "Sitzungen" gruppieren
  Diese Option relevant, wenn Sie smart ePoster Web verwenden.
  Alle Postersitzungen, die hier markiert werden, werden dort unter dem Menüpunkt "Sitzungen" gelistet.

Eigenschaften

• Sitzung für mündliche Präsentationen oder Postersitzung?
  Bei dem Programmtyp "Sitzung" legen Sie hier fest,
  – ob Sie eine Sitzung mit mündlichen Beiträgen planen möchten, das heißt, jeder Beitrag hat eine Präsentationszeit von z. B. 10 Minuten

  – oder ob Sie eine Postersitzung planen möchten, in der die Beiträge keine Präsentationszeiten haben
  

  
  Siehe auch:
  > Sitzung mit Vortragszeiten planen
  > Postersitzung planen
  

• Als gesponserte Veranstaltung markieren
  Wenn Sie die smart Conference App nutzen, markieren Sie hier die von Firmen gesponserten Events, z.B. Firmensymposien.
  Im App-Backend stehen die markierten Events bereit, um Sie einer Firma zuzuweisen.
  Siehe: Firmenevents verknüpfen
  

• Beiträge on Demand

  Wenn Sie die smart Conference App und einen Beitrag on Demand planen, wählen Sie hier "Ja".

  Beachten Sie die o.g. Hinweise unter "Räume".

Abstractband und Hauptprogramm

• Bei Neunummerierung berücksichtigen
  Bei der automatischen Nummerierung kann es erforderlich sein, dass einzelne Programmpunkte, die ausgewählt wurden, von der Nummerierung ausgeschlossen werden. Dies können Sie hier festlegen.
  

• Ausgeben/veröffentlichen in
  Für den Programmexport in MS-Word können Sie hier für einzelne Programmpunkte festlegen, ob Sie im Abstractband und/oder im Hauptprogramm veröffentlicht werden.
  

• Zeit ausgeben
  Hierüber können Sie die Sitzungs-Startzeit und Ende im digitalen Programm ausblenden.
  

  
  

Speichern und Programmpunkt planen

Sitzung planen

Nach dem Speichern der Sitzung werden die folgenden Optionen aktiv:

Unter dem Reiter "Sitzung planen" können Sie mit der Planung der Beiträge starten.

• Sitzung mit Vortragszeiten planen

• Postersitzung planen

Unter dem Reiter "Moderation" bzw. "Vorsitz" können Sie

• Moderation und/oder Vorsitz (Mitwirkende) hinzufügen

Vortrag planen

Nach dem Speichern des Vortrags werden die folgenden Optionen aktiv:

Unter dem Reiter "Referent:in" können Sie mit der Planung der Beiträge starten.

• Referent:in hinzufügen

Unter dem Reiter "Moderation" bzw. "Vorsitz" können Sie

• Moderation und/oder Vorsitz (Mitwirkende) planen

Event planen

Nach dem Speichern des Events werden die folgenden Optionen aktiv.

Unter dem Reiter "Moderation" bzw. "Vorsitz" können Sie

• Moderation und/oder Vorsitz (Mitwirkende) planen