Eingeladene Beiträge

Abstract einreichen

Um Abstracts von eingeladenen Referent:innen im Programm zu berücksichtigen, können Sie ein spezielles Einreichungsverfahren verwenden.

Sie können hierfür:

1. Das Einreichungsverfahren für eingeladener Referent:innen selbstständig organisieren.

2. Das Smart Abstract Einreichungsverfahren eingeladener Referent:innen nutzen (kostenpflichtig).

1. Einreichung eingeladener Beiträge selbst organisieren

Wenn Sie die Einreichung eingeladener Beiträge selbst organisieren, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Referenten:innen anlegen
Im Bereich "Benutzer" legen Sie Personen mit der Rolle "Eingeladener Referent" an.
Siehe: Neuen Benutzer anlegen

2. Abstract-Formular
Die Einreichung des Abstracts erfolgt über das Abstract-Formular, welches für die reguläre Einreichung vorbereitet wurde.
Falls Sie hier Änderungen benötigen, dass z.B. Präsentationstypen wie "Poster" oder Abfragen wie "Teilnahme am Poster-Wettbewerb" ausgeblendet werden sollen, setzen wir das für Sie mit geringem Zusatzaufwand um. Sprechen Sie uns gerne an!

3. Referenten-Deadline
Für das Einreichungsverfahren legen Sie eine individuelle Einreichungsfrist fest. Mit dieser können die Referent:innen nach der regulären Einreichungsfrist Abstracts einreichen.

Navigieren Sie zu:
> Einstellungen
> Deadlines
> Deadline: Eingeladene Referent:innen (siehe auch: Deadline verlängern)

4. Kommunikation
Personen mit der Rolle "Eingeladener Referent" sind berechtigt, sich auch nach der regulären Deadline am System anzumelden und einen Abstract einzureichen.  Sie müssen sicherstellen, dass die Referent:innen folgende Informationen erhalten (haben):

Link zur Anmeldeseite
Detaillierte Info zum Ablauf und zur Deadline
Ihre Kontaktdaten für Fragen

Hierbei unterstützt Sie ggf. der Versand einer E-Mail mit Zugangsdaten.

5. Planung 
Die Abstracts eingeladener Referent:innen müssen von Ihnen aktiv angenommen werden.  
Siehe: Abstracts annehmen/ablehnen
Sollten die Referent:innen bereits im Programm über den Typ "Vortrag/Event" eingeplant sein, können Sie den Referent:innen die Abstracts zuweisen. 

6. Veröffentlichung  
Im digitalen Programm der App oder des Online-Sitzungsplaners werden die Abstracts eingeladener Referenten automatisch integriert.

2. Smart Abstract Einreichungsverfahren für eingeladene Beiträge nutzen

Dieses Einreichungsverfahren für eingeladene Referent:innen wird in Smart Abstract folgendermaßen organisiert:

1. Import Referent:innen
Eingeladene Referent:innen werden durch Smart Abstract in das System importiert. Dabei wird der geplante Vortragstitel im Abstract-Formular hinterlegt.

2. Benutzerdefiniertes Abstract-Formular
Für eingeladene Referent:innen steht ein individuell konfigurierbares Abstract-Formular zur Verfügung. Pflichtfelder und Struktur können gezielt an die Anforderungen des Kongresses angepasst werden (z. B. Textlängen, zusätzliche Angaben, Uploads).

3. Referent:innen-Deadline
Für das Einreichungsverfahren legen Sie eine individuelle Einreichungsfrist fest. Mit dieser können die Referent:innen auch nach der regulären Einreichungsfrist Abstracts einreichen.

4. Mailings
Referent:innen erhalten personalisierte E-Mails für folgende Ereignisse:

Initiale Einladung mit persönlichen Zugangsdaten und Direkt-Link zur Abstract-Einreichung. Der Versand dieser ersten E-Mail an alle eingeladenen Referent:innen erfolgt über uns.
Sie können nachträglich im Backend jederzeit weitere Referent:innen anlegen und ihnen die Einladungs-e-mail mit Zugangsdaten zusenden.
Deadline-Erinnerung, falls der Abstract noch nicht final eingereicht wurde

5. Planung
Abstracts geladener Referent:innen werden automatisch akzeptiert.
Sollten die Referent:innen bereits im Programm über den Typ "Vortrag/Event" eingeplant sein, wird der Eingang des Abstracts automatisch kenntlich gemacht, sodass eine direkte Zuordnung möglich ist.

6. Veröffentlichung
Im digitalen Programm der App oder des Online-Sitzungsplaners werden die Abstracts eingeladener Referenten automatisch integriert.