Eingeladene Beiträge

Um Abstracts von eingeladenen Referent:innen im Programm zu berücksichtigen, können Sie ein eigenes Einreichungsverfahren verwenden.

Sie können

1. das Modul für die Einreichung eingeladener Referent:innen nutzen (kostenpflichtig)

2. das Verfahren selbstständig organisieren
   

Modul: Eingeladene Beiträge nutzen

Das Einreichungsverfahren für eingeladene Referent:innen wird in Smart Abstract so organisiert:

1. Import Referent:innen
   Eingeladene Referent:innen werden vorab durch Smart Abstract in das System importiert. Dabei wird der geplante Vortragstitel im Abstract-Formular hinterlegt. So ist der Beitrag eindeutig zugeordnet und für die Referent:innen direkt vorausgefüllt sichtbar.
   

2. Benutzerdefiniertes Abstract-Formular
   Für eingeladene Referent:innen steht ein individuell konfigurierbares Abstract-Formular zur Verfügung. Pflichtfelder und Struktur können gezielt an die Anforderungen des Kongresses angepasst werden (z. B. Textlängen, zusätzliche Angaben, Uploads).
   

3. Referenten-Deadline
   Für das Einreichungsverfahren legen Sie eine individuelle Einreichungsfrist fest. Mit dieser können die Referenten nach der regulären Einreichfrist Abstract einreichen.
   

4. Automatisierter E-Mail-Versand

   Referent:innen erhalten personlisierte E-Mails:

   • Einladung mit persönlichen Zugangsdaten und direktem Link zur Abstract-Einreichung

   • Deadline-Erinnerung, falls das Abstract noch nicht eingereicht wurde

5. Planung
   Abstracts geladener Referenten werden automatisch akzeptiert.
   Sollten die Referent:innen bereits im Programm über den Typ "Vortrag/Event" eingeplant sein, wird der Eingang des Abstracts direkt kenntlich gemacht, sodass eine direkte Zuordnung einfach möglich ist.
   

6. Veröffentlichung
   Im digitalen Programm der App oder des Online-Sitzungsplaners werden die Abstracts eingeladener Referenten automatisch integriert.

Einreichung eingeladene Beiträge selbst organisieren

Wenn Sie die Einreichung eingeladener Beiträge selbst organsieren möchten, gehen Sie so vor:

1. Referenten:innen anlegen
   Im Bereich "Benutzer" legen Sie Personen mit der Rolle "Eingeladener Referent" an.

   Siehe: Benutzer anlegen
   

2. Abstract-Formular
   Die Einreichung des Abstracts erfolgt über das Abstract-Formular, dass für die reguälre Einreichung vorbereitet wurde. Falls Sie hier Änderungen benötigen, z.B. das Präsentationstypen wie "Poster" oder Abfragen wie "Teilnahme am Poster-Wettbewerb" ausgeblendet werden sollen, setzen wir das für Sie mit geringem Zusatzaufwand um. Sprechen Sie uns an!
   

3. Referenten-Deadline
   Für das Einreichungsverfahren legen Sie eine individuelle Einreichungsfrist fest. Mit dieser können die Referenten nach der regulären Einreichfrist Abstract einreichen.
   
   Navigieren Sie zu
   > Einstellungen
   > Deadlines
   > Bereich: Deadline Eingeladene Referent:innen (siehe auch: Deadline verlängern)
   

4. Kommunikation
   Personen mit der Rolle "Eingeladener Referent" sind berechtigt, sich nach der regulären Deadline am System anzumelden und einen Abstract einzureichen.
   Sie müssen sicherstellen, dass die Referent:innen folgende Informationen erhalten:

   • Link zur Anmeldeseite

   • Detaillierte Info zum Ablauf und zur Deadline

   • Ihre Kontaktdaten bei Fragen

   Hierbei unterstützt Sie ggf. der Versand einer E-Mail mit Zugangsdaten

5. Planung

   Die Abstracts eingeladener Referent:innen müssen von Ihnen aktiv angenommen werden.
   Siehe: Abstracts annehmen/ablehnen
   Sollten die Referent:innen bereits im Programm über den Typ "Vortrag/Event" eingeplant sein, können Sie die Abstracts den Referent:innen zuweisen.
   

6. Veröffentlichung
   Im digitalen Programm der App oder des Online-Sitzungsplaners werden die Abstracts eingeladener Referenten automatisch integriert.