Abstract nach Deadline einreichen

Nachträgliche Einreichung


Damit Autor:innen ihre Abstracts nach Ablauf der Deadline einreichen können, muss die Deadline verlängert werden. Für die Verlängerung der Einreichungsfrist stehen Ihnen drei Optionen zur Verfügung.

Offizielle Verlängerung

Das neue Datum ist für alle Nutzer im System sichtbar.

  • Schritt 1: Aktivieren Sie bei den Deadline-Einstellungen den Schalter „Anzeigen“.

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  • Schritt 2: Passen Sie die Richtlinien an unter:

    > Einstellungen
    > Textvorlagen > Richtlinien

    Hinweis: Wenn Sie dort den Platzhalter nutzen [[Regular deadline]], übernimmt das System das neue Datum automatisch.

Inoffizielle Verlängerung (für alle geöffnet)

Das System bleibt im Hintergrund geöffnet, obwohl offiziell kommuniziert wurde, dass die Einreichung geschlossen ist.

  • Schritt 1: Deaktivieren Sie bei den Deadline-Einstellungen den Schalter „Anzeigen“.

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  • Schritt 2: Fixieren Sie das alte Datum in den Richtlinien
    > Einstellungen
    > Textvorlagen > Richtlinien

    Ersetzen Sie dafür den Platzhalter [[Regular deadline]] durch das alte Datum als Freitext
    (z. B. 28. März 2027).

  • Schritt 3: Versenden Sie den Direkt-Link zur Einreichungsseite.
    Mit Start des Bewertungsverfahrens sperrt ein Vorschalt-Seite den normalen Zugang zur Anmeldeseite mit dem Hinweis „Einreichung geschlossen“.

    Lösung: Klicken Sie auf den Button Login: Einreichung, kopieren Sie die URL der Seite mit dem Anmeldeformular und senden Sie diesen Direkt-Link an die Personen, die nach der Deadline einreichen sollen.



Inoffizielle Verlängerung (für bestimmte Personen freigeschaltet)

Als Organisator:in können Sie über diesen Weg vorbereiten, dass bestimmte Personen einen Abstract nach der Deadline einreichen können.


1. Schritt: Info an Smart Abstract
Informieren Sie uns kurz per E-Mail, dass Sie dieses Verfahren zur nachträglichen Einreichung verwenden möchten. Wir werden dann den Button: "Abstract einreichen" deaktivieren, so dass Autor:innen selbst keine neuen Abstracts anlegen können.

2. Schritt: System über Late-Breaking Deadline öffnen

3. Schritt: Profil anlegen

  • Legen Sie im Bereich "Benutzer" ein neues Profil an
    > Benutzer
    > Button „Neuen Benutzer anlegen“

  • Geben Sie die Basis-Daten der Person ein, die den Abstract einreichen darf:
    E-Mail, Vorname, Nachname und Land
    Die Profildaten werden bei der Erstanmeldung der Person automatisch von dieser vervollständigt.

  • Markieren Sie im Profil die Rolle "Einreichend".  

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  • Bestätigen Sie den Eintrag mit "Speichern u. zurück", um auf die Übersichtsseite zu gelangen.

4. Schritt: Abstract-Hülle anlegen

  • Suchen Sie in der Benutzer-Übersicht die neu angelegte Person über das „Suchfeld“ heraus.

  • Erstellen Sie eine Abstract-Hülle mit Klick auf das Plus-Icon:

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  • Laden Sie die Seite "Benutzer-Übersicht" in Ihrem Browser neu über den Button oben neben der Adresszeite in Ihrem Browser. Beispiel Chrome:

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    Nach dem Neu-Laden sehen Sie die angelegte Abstract-Hülle anhand der hinzugefügten A-Nummer, z.B. A-235.

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5. Schritt: Direkt-Link zur Anmeldeseite heraussuchen

Nach Ablauf der regulären Einreichung sperrt eine Vorschalt-Seite optisch den normalen Zugang zur Anmeldeseite mit dem Hinweis „Einreichung geschlossen“.

Damit die Person gleich auf die richtige Seite mit dem Anmeldeformular kommt, senden Sie ihr den Direkt-Link, den Sie hier finden:

  • Klicken Sie in Ihrem Portal auf der Vorschalt-Seite den Button Login: Einreichung

  • Kopieren Sie die URL der Seite mit dem Anmeldeformular und fügen Sie sie in die Info-E-Mail ein, z.B. https://portal.smart-abstract.com/[PROJEKTKURZEL]/submission/de/start

6. Schritt: Information an einreichende Person senden

Informieren Sie die Person, die einen Abstract nachträglich einreichen darf, über die ihrerseits durchzuführenden Schritte.

TEXT-VORLAGE:

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Direkt-Link: https://portal.smart-abstract.com/[PROJEKTKURZEL]/submission/de/start

Zugangsdaten: Ihre E-Mail
Passwort: erstellen Sie selbst
Zur Erstellung eines Passworts nutzen Sie bitte die „Neues Passwort senden“-Funktion auf der Anmeldeseite.

Nach der Anmeldung müssen Sie im ersten Schritt Ihr Profil vervollständigen.

Wählen Sie dann den Menüpunkt "Meine Abstracts".
Hier finden Sie den vorbereiteten Abstract: A-235

Mit Klick auf die Abstract-Nummer oder dem Stift-Icon öffnet sich das Abstract-Formular.

Führen Sie die einzelnen Schritte der Abstract-Einreichung durch schließen Sie diese ab.

Sie erhalten nach der Einreichung automatisch eine Bestätigungsemail.

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Achtung: In dem Beispieltext sind folgende Inhalte zu ersetzen:
- URL bzw. [Projektkürzel]
- Abstract-Nummer: A-235 ersetzen durch die neue A-Nr.


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