Duplikate
Sie haben die Möglichkeit, Personen, die im System mehrfach als Kopie (Duplikat) vorhanden sind, zusammenzuführen.
Wie entstehen Adressduplikate?
Duplikate entstehen, da Personen über verschiedene Wege im System angelegt werden. Beispiele:
Person A wird als präsentierende:r Autor:in eines Abstracts angelegt und kommt z. B. aus Munich. Während der Programmplanung wird Person A als Sitzungsleitende aus München. angelegt.
Person B wird in zwei verschiedenen Abstracts als Co-Autor:in mit unterschiedlichen Instituten angelegt.
Person C hat sich bei der Einreichung mit der E-Mail-Adresse:
submitter@email.meregistriert. Bei der Programmplanung wird Person C als eingeladene:r Referent:in erneut eingefügt, aber diesmal mit der E-Mail-Adresse, z. B.speaker@institute.org.
Manuelle Zusammenführung
Die Zusammenführung von Dubletten erfolgt in verschiedenen Bereichen, je nachdem, wie die Dublette entstanden ist (siehe oben: Wie entstehen Adressdubletten?):
1. Fall: Eine Person wird mehrfach als Mitwirkende:r bei der Programmplanung oder in verschiedenen Abstracts als Autor:in genannt, wobei Nachname, Vorname oder Stadt voneinander abweichen (Beispiele Person A und B).
2. Fall: Eine Person wird als Nutzerin des Systems mit zwei verschiedenen E-Mailadressen geführt (Beispiel Person C)
Siehe auch: E-Mailadresse für Benutzerkonto ändern
1. Fall: Duplikate von Mitwirkenden/Autoren:innen
Sie möchten vor der Veröffentlichung des Programms doppelt genannte Personen manuell zusammenführen?
Navigieren Sie zu
> Programmplanung
> Personen
> Duplikate verknüpfen
Sie möchten vor der Veröffentlichung der digitalen Autorenliste mehrfach auftauchende Personen manuell zusammenführen?
Navigieren Sie zu
> Abstracts & Bewertungen
> Autoren
> Duplikate verknüpfen
Hinweis: In der Datei "Autorenindex" werden doppelt genannte Autor:innen automatisiert verknüpft.
In der Liste der Ansicht "Duplikate verknüpfen" werden doppelt auftauchende Personen untereinander dargestellt.
1. Vergleichen Sie die doppelten Einträge in den Spalten "Nachname", "Vorname", "Anrede", "Stadt".
2. Entscheiden Sie, welcher Eintrag als Referenzadresse verwendet werden soll.
Tipp: Prüfen Sie, welche Adresse "weniger brauchbar" ist, bspw. weil die Angaben unvollständig, falsch geschrieben oder nicht aktuell sind.
Wenn Sie unsicher sind, kann der Adressstatus helfen: "Einreicher" bedeutet, dass diese Adresse von der Person bei der Einreichung i. d. R. eigenhändig eingegeben wurde und wahrscheinlich aktueller ist, als wenn jemand in der Autorenliste für einen Co-Autor:in eine Adresse einfügen musste.
3. Übertragen Sie die unerwünschte Adresse durch Klick auf den weißen Pfeil im roten Kreis in der Spalte "Duplikate".
Hinweis: Die Änderung lässt sich jederzeit rückgängig machen.
Siehe: Verknüpfte Adressen trennen
2. Fall: Benutzer:innen mit zwei verschiedenen E-Mailadressen
Wenn Sie die Dubletten über den im folgendenden beschriebenen Weg nicht zusammenführen konnten, gehen Sie bitte in den Bereich "Benutzer", und setzen dort die Zusammenführung um.
Siehe dazu: E-Mailadresse für Benutzerkonto ändern
Automatische Zusammenführung
Während der Abstracteinreichung prüft das System bei der Eingabe der Autor:innen, ob diese bereits durch das Anlegen anderer Abstracts existieren.
Wenn die Kriterien übereinstimmen, werden die Personen automatisch verknüpft.
Die verknüpften Personen/Adressen können Sie im System einsehen und die Verknüpfung wieder rückgängig machen.
