Abstract nach Deadline einreichen

Nachträgliche Einreichung

Als Organisator:in können Sie über diesen Weg vorbereiten, dass bestimmte Personen einen Abstract nach der Deadline einreichen können.

Abstract für Einreichung vorbereiten

1. Informieren Sie uns kurz per E-Mail, dass Sie dieses Verfahren zur nachträglichen Einreichung verwenden möchten. Wir werden dann den Button: "Abstract einreichen" auf unsichtbar setzen, damit die Personen nur über die von Ihnen angelegte Abstract-Hülle (siehe unten) einen neuen Abstract einreichen kann.

2. System über Deadline öffnen

• Öffnen Sie die Ansicht:

  > Einstellungen

  > Deadlines

• Aktivieren Sie die Late-Breaking Abstracts Deadline und

• Setzen Sie sie auf das von Ihnen gewünschte Datum – je nachdem, wie viel nachträgliche Einreichungen Sie erwarten

• Setzen Sie das Datum auf "unsichtbar"
  

3. Legen Sie ein neues Profil mit den Basis-Daten (E-Mail, Vor- und Nachname, Land) der einreichenden Person an unter:
> Benutzer
> Button „Neuen Benutzer anlegen“

 

Geben Sie der Person die Rolle "Einreichend"  

Speichern Sie den Eintrag mit "Speichern u. zurück", um auf die Übersichtsseite zu gelangen.

4. Abstract-Hülle anlegen

Suchen Sie in der Benutzer-Übersicht die neu angelegte Person über das „Suchfeld“.

Mit Klick auf das Plus-Icon erstellen Sie einen neues, leeres Abstract-Formular für die einreichende Person:

5. Nach dem Neu-Laden der Ansicht ist das leere Abstract-Formular vorbereitet und wird unter der entsprechenden Person in der Tabelle angezeigt:

6. Senden Sie nun der einreichenden Person eine E-Mail, die mindestens folgende Informationen enthält:

• Direktlink zum Einreichungsformular (siehe unten)

• Info: Erforderliche Schritte der einreichenden Person zur Erstellung der Zugangsdaten und Einreichung des Abstracts, siehe:
   

 

Erforderliche Schritte der einreichenden Person


Nachdem Sie als Projektleiter:in die Hülle für das Abstract-Formular vorbereitet haben, muss die einreichende Person von Ihnen über die folgenden Maßnahmen informiert werden:

• Mit der Funktion „Neues Passwort senden“ (direkt unter der Anmeldungs-Maske) soll sich die einreichende Person ein Passwort zusenden lassen, dass zusammen mit der E-Mail-Adresse für zukünftige Anmeldungen zur Abstract-Einreichung genutzt werden kann.

• Nach der Anmeldung mit dem neuen Passwort wird sie automatisch dazu aufgefordert, ihr Profil zu vervollständigen.

• Danach findet sie unter dem Menüpunkt „Meine Abstracts“ den vorbereiteten Abstract, z.B. A-235:

• Mit Klick auf die Abstract-Nummer oder dem Stift-Icon können nun die einzelnen Schritte der Abstract-Einreichung ausgeführt und die Einreichung abgeschlossen werden.

Hinweis: Mit der Einreichung erhält die einreichende Person automatisch eine Bestätigungs-E-Mail. 
Falls keine E-Mails versendet werden sollen, können wir dies global für alle Einreichungen deaktivieren. Sprechen sie uns gerne an.

 

Für Sie als Organisator:in ist der Beitrag nach der Einreichung wie üblich im Bereich „Abstracts & Bewertungen“ zu finden.

Direkt-Link zum Einreichungsformular

Zur Info: Mit Start des Bewertungsverfahrens wird eine Seite (Gate) zwischen der Login-Seite für Einreichende und der für Bewertende vorgeschaltet. Die Seite enthält Informationen, dass das System geschlossen ist:

Senden Sie deshalb den Direkt-Link zur Login-Seite – den Sie erhalten, wenn Sie den Button
Login: Einreichung wählen - an die betreffenden Personen.

Falls wir den Text auf der vorgeschalteten Seite für Sie anpassen sollen, setzen wir dies mit geringem Mehraufwand für Sie um. Senden Sie uns in diesem Fall den genauen Text per E-Mail zu.