Übersicht
Vorbereitungen
Bevor Sie mit der Programmplanung beginnen können, müssen Sie Räume und Kategorien anlegen.
Kategorien sind Schlagwörter, die i. d. R. für die Gruppierung des Programms nach Sitzungstypen verwendet werden. Sie können die Kategorien individuell festlegen und dadurch flexibel verschiedene Veranstaltungsformate planen.
Wie Sie Räume, Kategorien und weitere Voreinstellungen (Themen, Sitzungs- und Vortragsdauer) einrichten, wird hier erklärt:
> Einstellungen
Programmtypen und Rollen verstehen
Programmtypen
Für Ihre Programmplanung stehen Ihnen folgende Programmtypen zur Verfügung: Sitzung, Vortrag und Event. Im Artikel "Programmtypen" werden die Unterschiede erklärt und Beispiele gegeben.
> Programmtypen
Personen/Mitwirkende
In Ihrem Programm möchten Sie die Aufgaben der Personen planen, die an Ihrem Programm mitwirken. Mitwirkende können Sie über folgende Rollen planen:
Eingeladene Referent:in
Sitzungsleitende
Moderierende
(Abstract-)Präsentierende
Hier finden Sie Informationen zu diesen Rollen und wie Sie Personen planen können.
> Personen planen
Programm planen
Sie planen Ihr Programm in zwei verschiedenen Ansichten: mit dem grafischen Planer und tabellarischer Kalenderansicht, oder mit der listenbasierten Ansicht.
Grafische Programmplanung
Hier erstellen und bearbeiten Sie das Programm in einer tabellarischen Übersicht, die nach Räumen und Zeiten strukturiert ist. Die Programmpunkte können Sie bequem per "Drag and Drop" in die Programmübersicht einfügen, verschieben und zeitlich anpassen.
Programmplanung als Listenansicht
Hier haben Sie eine Übersicht über alle geplanten Programmpunkten inkl. der in Sitzungen geplanten Beiträge. In der Programm-Listenansicht stehen zudem zahlreiche Such- Filterfunktionen bereit.
Programmpunkt anlegen
Hier finden Sie Informationen, wie Sie Sitzungen, Vorträge und Events anlegen und planen:
> Programmpunkt anlegen
Programm fertigstellen
Sobald Sie Ihr Programm fertiggestellt haben, können Sie es für die Publikation vorbereiten. Die Prüfung von Duplikaten und zeitlichen Konflikten können Sie auch fortlaufend durchführen.
Prüfung von Duplikaten
Im Bereich "Programmplanung > Personen > Duplikate verknüpfen"
erhalten Sie eine Übersicht von Personen, deren Profile ein hohes Maß an Übereinstimmungen in Bezug auf Vorname, Nachname, Anrede oder Stadt haben.
Konflikte prüfen
Unter "Programmplanung > Konflikte" prüfen Sie Personen mit möglichen Zeitkonflikten, die durch zeitliche Überschneidungen oder zeitliche Engpässe entstehen.
Beispiel:
Frau Bar ist zwischen 12:00 - 13:30 Vorsitzende der Sitzung Onko2
und wurde parallel als Sprecherin in einer anderen Sitzung zwischen 13:00 - 13:20 geplant.
Nummerierung
Wenn das Programm steht und nicht mehr viele Änderungen erwartet werden, schaffen Sie mit der Vergabe von Sitzungs- und Präsentationsnummern mehr Übersicht und Orientierung.
> Nummerierung
Publikationen
Bereiten Sie die Publikation eines gedruckten Programmheftes vor oder stellen Sie ein Programm als PDF-Download zur Verfügung, indem Sie das Programm als Datei exportieren.
> Programm und Reports exportieren
Planung benötigter Technik vor Ort
Für die Planung der benötigten Technik vor Ort steht Ihnen der Technik-Report bereit.
