Uploads von Dateien vorbereiten

Dateimanagement

Kontext

Autor:innen können zu jedem eingereichten Abstract weitere Dateien hochladen, bspw. Lebensläufe, Präsentationsfolien, E-Poster, Video-Dateien oder ausformulierte Paper.

Hinweis: Falls die Anlage von Upload-Formularen bisher nicht Teil der von Ihnen beauftragten Projekt-Konfiguration ist, sprechen Sie uns bitte an.

Mit der Rolle "Koordinator" legen Sie fest, zu welchen eingereichten Abstracts Upload-Formulare hinzugefügt werden können. Sie wählen bspw. alle Abstracts eines bestimmten Themas oder Beitragstyps, oder auch spezifische einzelne Abstracts.

Sobald Sie als Veranstalter die Upload-Formulare zugeordnet, freigegeben und Smart Abstract Office informiert haben, sendet Smart Abstract eine Information an die Einreichenden, dass sie weitere Dateien (bspw. ePoster) zu ihrem Abstract hochladen können.

Upload-Formulare zuweisen

Navigieren Sie zu > "Abstracts & Bewertungen"

1. Schritt: Beiträge auswählen

1.1. Mehrere Beiträge gleichzeitig auswählen

Öffnen Sie Unter "Abstracts" den Bereich "Abstracts filtern" .
Treffen Sie die gewünschte Auswahl (z. B. Thema und/oder Vortragsart), indem Sie die jeweilig Checkbox markieren.
Klicken Sie den Button "Nach gewählten Kriterien filtern" , um die Auswahl in der Liste im unteren Seitenbereich anzeigen zu lassen
Bestätigen Sie die Auswahl durch Klick auf "Markieren: alle"

1.2 Einzelne Beiträge auswählen

Wählen Sie einzelne Beiträge direkt in der Listenansicht durch Anklicken der Checkbox in der linken Spalte.

2. Schritt: Upload-Formulare zuweisen

Gehen Sie zurück zum Seitenanfang und öffnen Sie unter "Abstracts" den Bereich "Entscheidung zur Annahme/Ablehnung treffen" .

Markieren Sie im Bereich "Datei-Upload ermöglichen" mithilfe der Checkbox die gewünschten Upload-Formulare
Bestätigen Sie die Zuweisung mit Klick auf den Button Zuweisen.

Ist ein Abstract mit einem Upload-Formular verknüpft, ist die Zelle mit der Checkbox eine orange gerahmt.

Wurde bereits eine Datei hochgeladen, ist das Auswahlfeld orange gefüllt.

Information für Autor:innen

Das Upload-Formular ist nun für die Einreichenden im Einreichungsportal unter dem jeweiligen Abstract sichtbar und sie können ihrem Beitrag zusätzliche Dateien hinzufügen.

Sobald Sie Smart Abstract informieren, dass Sie alle Abstract-Formulare zugewiesen haben, versenden wir ein vorbereitetes Mailing mit den Upload-Informationen an die betreffenden Autor:innen.

Upload-Deadline managen

Die Deadline für Datei-Uploads können sie analog zu den anderen Deadlines jederzeit selbst verlängern.

Navigieren Sie zu > Einstellungen > Deadlines

Deadlines für Dateiuploads finden Sie am Seitenfuß.