Event/Pause planen

Mit dem Typ „Event“ planen Sie nicht-wissenschaftliche Programmpunkte (ohne Referent:innen) wie Rahmenprogramm, Opening, Pausen etc.

Ein Event wird entweder innerhalb einer Sitzung geplant, z.B. "Diskussion"
oder parallel zu Sitzungen, z.B. "Mittagspause" oder "Rahmenprogrammpunkt".

Event als Hauptprogrammpunkt

> Öffnen Sie die Ansicht "Programmliste" bzw. "Grafische Planung"
> Button: "Event" wählen

> Auf der neuen Ansicht: Basisdaten des Events anlegen
> Speichern: Nun sind folgende Optionen zur Eventerstellung aktiv:

> Nach dem Speichern: Wenn die Reiter aktiv sind, können Sie "Moderation" und "Vorsitz" planen.

Siehe auch: Mitwirkende planen

Basisdaten

Titel*
Untertitel
Kürzel (internes Arbeitskürzel)
Datum, Start und Ende des Events*
Die Daten werden automatisch gesetzt. Sie können Sie hier oder noch einfacher im "grafischen Planer" per Drag & Drop anpassen.
Kategorie
Thema
Raum:* (bedingtes Pflichtfeld)
Um im Programm zu erscheinen, muss ein Event einem Raum zugewiesen sein, auch wenn es "on Demand" geplant ist. Die Raumzuweisung kann nachträglich erfolgen.
Persönliche Notizen:
Für interne Notizen - wird nicht im Programm veröffentlicht
Beschreibung:
Hier können Sie eine Kurzbeschreibung einfügen, die im Programm veröffentlicht wird.

*Pflichtfelder

Optionale Einstellungen

Weitere Optionen, die für Events eingestellt werden können.

Status

Bearbeitungsstatus
Als Administrator:in können Sie fertig geplante Events für Mitarbeitende aus Ihrem Team sperren. Gesperrte Events können nicht mehr bearbeitet werden.

Veröffentlichung
Hier können Sie festlegen, ob ein Event im Programm der Kongress App oder des Online-Sitzungsplaners für Teilnehmende veröffenticht/sichtbar ist.

Abstract-Band und Hauptprogramm

Hier legen Sie auf Event-Ebene spezielle Einstellungen fest, die die Voreinstellungen für alle Sitzungen bei diesen Anwendungen überschreiben:
a. Automatische Programm-Nummerierung
b. Export des Abstract-Bands und Hauptprogramms

Virtuelle Konferenz (optional für Kongress App)

Das Event soll in einem externen Video-Konferenz-Tool stattfinden, z.B. Zoom, Teams o.ä.
Hier fügen Sie den Link zu Ihrem individuellen Video-Konferenz-Tool ein.
In der App wird der Link als Button dargestellt, der erst klickbar ist, wenn der Vortrag beginnt.
Warteraum: Damit der Button ca. 15 Minuten vor Sitzungsbeginn klickbar ist, kann die Warteraum-Funktion aktiviert werden.

Video-Präsentation (optional für Kongress App)

"Wird dieser Beitrag On Demand (ohne feste Zeiten) präsentiert?":
Ja: On Demand-Events können in der Kongress-App losgelöst vom zeitlich geplanten Programm präsentiert werden.
Nein

Event innerhalb einer Sitzung planen

1. Sitzung öffnen
2. Tab: "Sitzung planen" öffnen
3. Button: "Event" wählen

4. Auf der neuen Ansicht: Titel und weitere Daten für den Vortrag anlegen.

5. Wählen Sie:

"Speichern", wenn Sie in einem zweiten Schritt z. B. alternative Moderatoren zuweisen möchten
"Als ungeplant speichern und schließen", wenn Sie die Planung später abschließen möchten

Siehe: Mitwirkende planen

6. Vortrag in Sitzung einfügen

In der Planungsansicht finden Sie alle ungeplanten Vorträge oder Events rechts im Reiter "Vorträge | Events" unter „Ungeplante Vorträge | Events".

Um diese zu planen, fügen Sie per Drag'n Drop in den Zeitplan der Sitzung ein.

Über das Suchfeld können Sie nach Titel, Nummer und Referent:in suchen.

Pause planen

Sie möchten eine Pause planen, die für alle Teilnehmenden gleichzeitig gilt? Gehen Sie so vor:

Beispiel Mittagspause
> Klicken Sie in den Event-Basisdaten "Alle Räume markieren".

> Die Pause wird automatisch über alle Räume gelegt:

> Überschneidungen: Es kann sein, dass sich die Mittagspause zeitlich mit anderen Programmpunkten überschneidet. Dies können Sie je nach Bedarf einfach akzeptieren. Die Überschneidungen werden sowohl im Event als auch in den jeweiligen Programmpunkten angezeigt:

Beispiele

Events, die häufig zeitlich parallel zu Sitzungen geplant werden, z. B.:
> Opening
> Kaffee- und Mittagspause
> Abendveranstaltungen

Events, die häufig innerhalb von Sitzungen geplant werden, z. B.:
> Pause
> Diskussion